Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Citamate verarbeitet, wozu, wie lange und wer sonst noch damit in Berührung kommt. Sie gilt für citamate.com, das Salon-Panel, die Buchungsseiten der Salons und mit Citamate erstellte Websites, den Kundenbereich sowie die Nachrichtenkanäle, die ein Salon anbindet: Instagram, Facebook Messenger, WhatsApp und Telegram.

1. Wer verantwortlich ist

BZUB Solutions S.L., Valencia, Spanien (CIF und Geschäftsanschrift wie auf den Rechnungen angegeben) betreibt Citamate. Ansprechpartner für alles rund um Ihre Daten: privacy@citamate.com.

• Wir sind Verantwortlicher für citamate.com und für die Konten von Salon-Inhabern und deren Mitarbeitenden.
• Der Salon ist Verantwortlicher für seine Kunden und für die Gespräche, die seine Kunden mit ihm führen. Citamate verarbeitet diese Daten nur auf Weisung des Salons als Auftragsverarbeiter, nach den Bedingungen zur Auftragsverarbeitung in unseren Nutzungsbedingungen.

2. Was wir verarbeiten

Salon-Inhaber und Mitarbeitende: Name, E-Mail, Telefon (falls angegeben), Salondaten, Passwort (nur als gesalzener Hash gespeichert), Codes der Zwei-Faktor-Anmeldung, Anmeldeverlauf und Abrechnungsereignisse. Kartendaten erhebt Paddle; wir sehen sie nie.

Salon-Kunden: Name, Telefon, E-Mail, Buchungen, Vorlieben, Geschenkgutscheine und Abos sowie Notizen, die der Salon erfasst — einschließlich Gesundheitsangaben, die ein Kunde für die eigene Behandlung macht und die nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Kunden gespeichert werden.

An einen Salon gesendete Nachrichten. Wenn Sie einem Salon auf Instagram, Facebook Messenger, WhatsApp oder Telegram schreiben, liefert die Plattform die Nachricht über ihre offizielle API an Citamate, und wir speichern: Ihren Namen und Profilnamen, wie die Plattform sie weitergibt, die Kennung, die die Plattform Ihnen für diesen Salon zuweist (eine Instagram- oder seitenbezogene ID, Ihre WhatsApp-Telefonnummer oder Ihre Telegram-Nutzer-ID), den Text jeder Nachricht samt Uhrzeit und die Antworten des Salons. Anhänge speichern wir nicht. Aus Telegram leitet der Bot des Salons Fotos und Sprachnachrichten in die eigene Arbeitsgruppe des Salons in Telegram weiter, wo sie nach den Regeln von Telegram aufbewahrt werden; im Gespräch in Citamate erscheint nur ein Hinweis wie [Foto]. Anhänge, die über WhatsApp, Instagram oder Messenger gesendet werden, kommen gar nicht an — der Salon wird gebeten, die App auf seinem Telefon zu öffnen. Der Salon nutzt dies nur, um Ihnen zu antworten, das Gespräch mit Ihrer Kundenkarte zu verknüpfen und, wenn Sie es wünschen, einen Termin zu buchen.

Besucher von citamate.com: technische Daten, die Ihr Browser sendet (IP-Adresse, Browser, aufgerufene Seiten); sie werden aus Sicherheitsgründen 14 Tage in technischen Server-Logs aufbewahrt. citamate.com setzt keine Werbe- oder Analyse-Cookies; gespeichert werden nur Ihre Sprachwahl und, wenn Sie sich anmelden, eine Sitzung.

3. Was wir mit Ihren Daten niemals tun

• Wir verkaufen sie nicht, vermieten sie nicht und geben sie nicht für Werbung weiter.
• Wir verwenden Nachrichten aus Instagram, Messenger, WhatsApp oder Telegram für nichts anderes als das Gespräch mit dem Salon, dem Sie geschrieben haben. Wir erstellen keine salonübergreifenden Profile und nutzen diese Daten nicht, um KI-Modelle zu trainieren.
• Ein Salon sieht niemals die Kunden oder Gespräche eines anderen Salons.

4. Wozu (Rechtsgrundlagen)

• Vertrag — der Betrieb des Dienstes, den ein Salon bezahlt, und die Buchung, die Sie bei einem Salon vornehmen.
• Einwilligung — Gesundheitsangaben, Geburtstags- und Werbenachrichten, dass sich der Website-Assistent an Sie erinnert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit im Kundenbereich oder durch Nachricht an den Salon widerrufen.
• Berechtigtes Interesse — Sicherheitsprotokolle, Betrugsprävention, Aufrechterhaltung des Dienstes.
• Rechtliche Verpflichtung — Rechnungen und Zahlungsbelege, die wir oder der Salon nach spanischem Steuerrecht aufbewahren müssen.

5. Wie lange wir sie aufbewahren

• Gespräche bleiben bestehen, solange der Salon Citamate nutzt, bis Sie die Löschung verlangen oder der Salon Ihre Kundenkarte löscht.
• Kundenkarten bleiben bestehen, solange der Salon Citamate nutzt, oder bis Sie die Löschung verlangen.
• Wenn ein Salon Citamate verlässt, werden alle seine Daten 90 Tage später gelöscht; zuvor wird ein abschließender Export angeboten.
• Buchungsdaten und Beträge werden nach der Anonymisierung 6 Jahre aufbewahrt, weil das Steuerrecht es verlangt. Sie verweisen nicht mehr auf Sie: Name, Kontaktdaten, Vorlieben und Gesundheitsangaben werden entfernt.
• Backups werden 14 Tage aufbewahrt, sodass gelöschte Daten innerhalb von 14 Tagen auch dort verschwinden.

6. Wer sonst noch Daten für uns verarbeitet

7. Ihre Rechte

Sie können Auskunft, Berichtigung, Export oder Löschung Ihrer Daten verlangen, der Verarbeitung widersprechen oder sie einschränken lassen. Salon-Kunden können das meiste selbst im Kundenbereich erledigen; jeder kann Daten löschen nutzen oder an privacy@citamate.com schreiben. Gehören Ihre Daten zum Kundenstamm eines Salons, leiten wir Ihre Anfrage an diesen Salon weiter und bearbeiten sie gemeinsam, innerhalb eines Monats. Sie können sich außerdem bei der Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es; spanische Datenschutzbehörde) beschweren.

8. Sicherheit

Die Daten werden in der EU gespeichert, bei der Übertragung verschlüsselt, und der Zugriff ist innerhalb jedes Salons rollenbasiert beschränkt. Schlüssel für Messaging und Zahlungen werden verschlüsselt gespeichert. Backups werden täglich geprüft.

9. Kinder

Citamate ist nicht für Kinder unter 14 Jahren gedacht. Eine Salonbuchung für einen Minderjährigen nimmt ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter vor.

10. Änderungen

Änderungen veröffentlichen wir hier mit neuem Datum und kündigen wichtige Änderungen gegenüber Salon-Inhabern 30 Tage im Voraus im Panel an.